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Terminplanung & Rückrufsoftware
Leere Behandlungsstühle und verpasste Rückrufe kosten jede Praxis still und leise Umsatz. Unsere Enterprise-Terminplanungsplattform bietet Kalender auf Anbieter- und Behandlungszimmerebene, automatisierte Rückrufkampagnen per SMS, E-Mail und Sprachanruf, Online-Selbstplanung für Patienten und ASAP-Wartelistenautomatisierung – damit Ihr Kalender voll bleibt, Ihre Rückrufliste aktuell bleibt und Ihre Rezeption nicht mehr ständig telefonieren muss.
Eine vollständige Terminplanungs- Plattform für das Gesundheitswesen
Moderne Terminplanungssoftware muss mehr leisten als nur einen Kalender zu führen. Sie muss Patienten dem richtigen Anbieter und Behandlungsplatz zuordnen, Absagen füllen, bevor sie Umsatz kosten, und Patienten zu Rückrufterminen zurückbringen – ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand für Ihre Rezeption.
Intelligente Buchungs-Engine
Kalender auf Anbieter-, Behandlungszimmer- und Raumebene mit konfigurierbaren Termintypen, verfahrensspezifischen Dauern, Pufferzeiten und Doppelbuchungsvermeidung. Buchungsregeln ordnen Patienten automatisch dem richtigen Anbieter, Behandlungsplatz und Zeitfenster basierend auf Termintyp und Standortkapazität zu.
Automatisierte Rückruf- und Erinnerungskampagnen
Wiederkehrende Rückrufkampagnen für Hygienetermine, chronische Nachsorge und Behandlungsnachverfolgung – automatisch zugestellt per SMS, E-Mail und ausgehendem Sprachanruf nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan. Listen überfälliger Rückrufe werden automatisch erstellt und abgearbeitet, statt sich auf das Erinnerungsvermögen des Personals zu verlassen.
Patienten-Selbstplanung
Ein einbettbares Selbstplanungs-Widget für Ihre Praxiswebsite und das Patientenportal zeigt die Anbieterverfügbarkeit in Echtzeit, ermöglicht Patienten die Buchung, Umbuchung oder Absage ohne Anruf und bietet freie Termine automatisch Patienten auf der ASAP-Warteliste an, sobald eine Absage eingeht.
Individuell vs. Vorgefertigt
Individuell entwickelt vs. generische Buchungstools: Was Sie wirklich bekommen
Generische Buchungswidgets wie Calendly oder Acuity sind für Einzelkalender konzipiert, nicht für eine klinische Praxis mit mehreren Anbietern und Behandlungszimmern. Sie werden Ihrem Arbeitsablauf aufgesetzt, statt sich ihm anzupassen. Eine individuell entwickelte Terminplanungsplattform dreht das um: Sie wird von Anfang an um Ihre Anbieter, Ihre Behandlungszimmer und Ihre Rückrufstrategie herum gestaltet.
Anbieter- und Behandlungszimmerregeln
Off-the-Shelf
Ein Kalender pro Person, mit begrenzter Unterstützung für Räume, Behandlungsplätze oder Geräte als separat buchbare Ressourcen.
Custom-Built with Woltrio
Native Planungsregeln, Pufferzeiten und Termintyp-Dauern auf Anbieter-, Behandlungszimmer- und Geräteebene.
Rückrufe und Reaktivierung
Off-the-Shelf
Eine Bestätigungs-E-Mail und vielleicht eine Erinnerung – keine strukturierten Rückrufkampagnen für überfällige oder inaktive Patienten.
Custom-Built with Woltrio
Mehrkanalige Rückrufkampagnen (SMS/E-Mail/Sprachanruf), abgestimmt auf Termintyp, Vorlaufzeit und Nichterscheinenshistorie.
EHR-/Praxisverwaltungssystem-Synchronisierung
Off-the-Shelf
Eigenständiger Kalender mit wenig oder keiner Verbindung zu Ihrem klinischen oder Praxisverwaltungssystem.
Custom-Built with Woltrio
Bidirektionale Synchronisierung mit Ihrem EHR- oder Praxisverwaltungssystem – keine doppelte Dateneingabe, keine verwaisten Termine.
Branding
Off-the-Shelf
Patienten buchen über eine Seite mit dem Namen, den Farben und der „powered by“-Fußzeile des Anbieters.
Custom-Built with Woltrio
Ein vollständig White-Label-Buchungserlebnis, das aussieht und sich anfühlt wie Ihre Praxis – kein Tool eines Drittanbieters.
Skalierung für mehrere Standorte
Off-the-Shelf
Unterstützung für mehrere Standorte ist oft einer höheren Preisstufe mit umständlicher Kalenderverwaltung pro Standort vorbehalten.
Custom-Built with Woltrio
Von Anfang an bereit für mehrere Standorte und DSOs, mit gruppenweiter Sichtbarkeit in den Terminplan jedes Anbieters.
Generische Buchungstools sind darauf ausgelegt, für jeden zu funktionieren. Wir entwickeln Software, die genau auf Ihre Praxis zugeschnitten ist.
Jede Funktion, die Ihre Terminplanungs- Plattform benötigt
Unsere Plattform deckt jeden Schritt des Terminlebenszyklus ab – von der Erstbuchung bis zur Rückgewinnung durch Rückrufe, über alle Standorte hinweg, die Sie betreiben.
Patienten bestätigen, verschieben oder stornieren Termine, indem sie direkt auf eine SMS antworten – ohne App-Download oder Portal-Login. Jede Antwort aktualisiert den Kalender in Echtzeit und benachrichtigt das Rezeptionspersonal sofort.
Warum Gesundheitsorganisationen sich für Woltrio bei der Terminplanung entscheiden
Wir bauen Enterprise-Terminplanungsplattformen mit jeder Funktion, die moderne Praxen benötigen, um den Kalender voll und die Rückruflisten aktuell zu halten – White-Label, HIPAA-konform und tief in klinische und Praxisverwaltungssysteme integriert.
Nahtlose Kalendersynchronisierung
Die bidirektionale Synchronisierung mit Google Calendar und Microsoft Outlook/365 hält persönliche Kalender der Anbieter und das Praxisplanungssystem in Echtzeit im Einklang und eliminiert Doppelbuchungen zwischen persönlichen und klinischen Terminen.
Granularität auf Anbieter- und Behandlungszimmerebene
Individuelle Kalender pro Anbieter, Behandlungsplatz oder Raum, mit benutzerdefinierten Planungsregeln, blockierten Zeiten, Termintyp-Dauern und Pufferanforderungen, konfiguriert bis auf die einzelne Ressource.
Bewährtes Konzept zur Reduzierung von Nichterscheinen
Eine mehrkanalige Erinnerungsfolge, abgestimmt auf Termintyp, Vorlaufzeit und Nichterscheinenshistorie des Patienten – kombiniert mit ASAP-Wartelistenautomatisierung – reduziert nachweislich leere Behandlungsplätze ohne zusätzlichen Aufwand für die Rezeption.
Unser Terminplanungsplattform- Implementierungsprozess
- 01
Analyse der Terminplanungs-Workflows
Erfassung jedes Buchungskontaktpunkts – Telefon, Laufkundschaft, Portal und Empfehlung – und Dokumentation der aktuell verwendeten Planungsregeln auf Anbieter-, Behandlungszimmer- und Raumebene an allen Standorten.
- 02
Design von Kalender und Buchungsregeln
Entwurf von Termintypen, Dauern, Pufferzeiten, Zuweisungslogik für Anbieter/Behandlungszimmer sowie der Rückruf-Taktregeln, die automatisierte Erinnerungs- und Rückrufkampagnen steuern.
- 03
Aufbau der Rückruf- und Erinnerungs-Engine
Aufbau der SMS-, E-Mail- und Sprach-Rückruf-Engine, der ASAP-Wartelistenautomatisierung und des Risikobewertungsmodells für Nichterscheinen, integriert mit Ihrer Kalendersynchronisierung und Ihrem Praxisverwaltungssystem.
- 04
Personal- und Patiententests
Durchführung von Usability-Tests mit Rezeptionspersonal und Beispielpatienten, Verfeinerung der Selbstplanungsabläufe und des Erinnerungszeitpunkts sowie Validierung der Doppelbuchungsvermeidung über alle Anbieter und Standorte hinweg.
- 05
Go-Live und Einführungsprogramm
Einführung mit einer Patientenkommunikationskampagne, Personalschulung zu den neuen Kalender-Workflows und einem 30-tägigen Überwachungsprogramm zur Maximierung der Selbstplanungs- und Rückrufabschlussquoten.
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